Die Microsoft 365 (M365) Cloud

Revolutionäre Möglichkeiten für die Zusammenarbeit und Arbeitsorganisation

Microsoft 365

Moderne Cloud-Technologien eröffnen revolutionäre Möglichkeiten für die Zusammenarbeit und Arbeitsorganisation Ihrer Mitarbeitenden und vereinfachen die Verwaltung und Administration von IT-Infrastrukturen und Benutzern. Mit M365, dem umfassendsten Cloud-Angebot für Unternehmen, können Sie unterschiedlichste Anforderungen abdecken.

Mit meiner umfangreichen Erfahrung in der Planung und Umsetzung von M365-Projekten für Unternehmen jeder Größe unterstütze ich Sie dabei,

  • genau die Ausprägung von M365 zu finden, die Ihr Unternehmen braucht,
  • die passende Lizenzierung festzulegen,
  • einen Plan zur Einführung zu entwickeln,
  • Prozesse zu definieren und umzusetzen,
  • Sie und Ihre Mitarbeitenden für die Arbeit mit M365 zu befähigen und
  • falls benötigt, verlässliche Dienstleister zu finden.

M365 Potentiale für Kommunikation, Zusammenarbeit und Arbeitsorganisation

M365 Cloud-Projekt:
4 Mitarbeitende

Ausgangssituation: Ein kleines Unternehmen benötigte eine moderne, effiziente IT-Umgebung zur Verbesserung der Zusammenarbeit und der Arbeitsabläufe.

Kundennutzen und Ergebnisse

Optimierte Kommunikation und Zusammenarbeit

Einheitliche E-Mail-Adressen und Funktionspostfächer im Corporate Design verbessern die Erreichbarkeit und Professionalität.

Einführung von Microsoft Teams, Planner und Outlook schafft klare Strukturen für Aufgabenmanagement und Teamabstimmung.

Mehr Sicherheit und Verfügbarkeit

Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) sorgt für sicheren Zugriff auf Cloud-Daten.

Konsolidierte Backup-Lösung schützt vor Datenverlust und Ausfällen.

Effiziente Cloud-Nutzung

Überführung und Strukturierung von Daten (Dateien, Kalender, Kontakte) ermöglicht schnelleren Zugriff und nahtlose Arbeitsabläufe.

Redundante Anwendungen wurden identifiziert und abgelöst – Kostensenkung durch Kündigung unnötiger Dienste.

Einfache Handhabung und Schulung

Gezielte Schulungen zu M365-Anwendungen erleichterten die Nutzung der neuen Tools im Alltag.

Wartungsarm und benutzerfreundlich: Die neue Umgebung spart Zeit und reduziert IT-Aufwand.

Ergebnis:
Durch die strukturierte Umsetzung und klare Schulungen wurde ein reibungsloser Übergang in die neue M365-Umgebung sichergestellt. Der Kunde profitierte von:

  • Verbesserter Zusammenarbeit intern und extern.
  • Zeitersparnis durch optimierte Prozesse und schnellen Datenzugriff.
  • Kostensenkung durch Bereinigung der IT-Landschaft.
  • Hoher Sicherheit und Zuverlässigkeit der Cloud-Plattform.


6 Monate später: Die Kundin war begeistert, wie wartungsarm und effizient die neue Umgebung ist und wie spürbar die Zusammenarbeit verbessert wurde.

Kommunikation

Microsoft Teams ist eine ideale Plattform für eine reibungslose interne und externe Kommunikation. Ob kleine Teams oder große Konferenzen – Besprechungen lassen sich schnell und unkompliziert planen und Teilnehmende problemlos einladen. Für den täglichen Austausch bietet die Chat-Funktion die Möglichkeit, Nachrichten, Dateien und Bilder flexibel zu teilen. Einheitliche E-Mail-Adressen (z.B. Vorname.Nachname@IHRUNTERNEHMEN.de) sorgen zusätzlich für einen professionellen Außenauftritt.
Mit Microsoft SharePoint können Sie ihr Intranet bereitstellen um für alle in der Organisation einen Ort des Austauschs und der Informationsbereitstellung zu schaffen. Sie profitieren von einer klar strukturierten und schnellen Kommunikation, welche die Produktivität und den Zusammenhalt Ihrer Teams stärkt.

Zusammenarbeit (Kollaboration)

Steigern Sie die Effizienz und Qualität Ihrer Teamarbeit durch gemeinsame Bearbeitung von Microsoft-Dokumenten wie Word, Excel und PowerPoint in Echtzeit. Nutzen Sie die Kommentar-Funktion, um gezielt Fragen zu stellen oder Aufgaben zuzuweisen. Die in der Cloud gespeicherten Dokumente werden automatisch versioniert, sodass frühere Versionen bei Bedarf einfach wiederhergestellt werden können. Organisieren Sie Ihre Projekte in Microsoft Teams und halten Sie alle relevanten Informationen – Beiträge, Dateien, Aufgaben und Notizen – an einem zentralen Ort. Ihre Teams sparen so wertvolle Zeit und behalten stets den Überblick über wichtige Projektdetails.

Arbeitsorganisation

Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe mit den vielseitigen Tools der M365 Suite. Der Planner, ToDo und die klassische Aufgaben- und Terminverwaltung in Outlook decken die wichtigsten Anforderungen zur Aufgabenverwaltung ab. Für komplexere Projekte bietet Microsoft Project erweiterte Funktionen. Eine zentrale, digitale Aufgabenverwaltung ermöglicht Ihnen, den Status von Aufgaben jederzeit nachzuverfolgen und diese effizient an Teams oder Einzelpersonen zuzuweisen. Sie profitieren, unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße, von mehr Übersicht und Transparenz in ihren Prozessen, was die Effizienz der Arbeitsorganisation Ihrer Anwender spürbar steigert.

Zentrale Verwaltung und Schutz: IT-Optimierung mit Microsoft 365

M365 Cloud-Projekt:
150 Mitarbeitende

Ausgangssituation:
Ein öffentlicher Auftraggeber plante die Einführung von Microsoft 365 (M365), um Arbeitsprozesse zu modernisieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und ein zukunftssicheres Arbeitsumfeld zu schaffen.

Zielsetzung:
In der Analysephase wurden gemeinsam mit dem Kunden folgende Ziele definiert:

  • Einrichtung und Aktualisierung von M365-Anwendungen: Office, Teams, ToDo, Planner, OneNote und Outlook.
  • Schulungen: Sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden und Administratoren im Umgang mit der neuen Lösung geschult sind.
  • Motivation und Akzeptanz: Aufbau von Vertrauen und Motivation für die neue Technologie.
  • Technische Umsetzung: Migration bestehender Daten in den Cloud-Speicher und Einrichtung eines Backups.
  • Zentrales Anwendungsmanagement: Verwaltung aller Anwendungen über eine zentrale Plattform.
  • Geräteverwaltung: Integration und automatisierte Konfiguration aller Endgeräte.
  • Lizenzoptimierung: Nutzung der kosteneffizientesten Lizenzoptionen.
  • Intranet-Einführung: Aufbau eines SharePoint-basierten Intranets, das von Moderatoren gepflegt wird.
  • Benutzerunterstützung: Einrichtung eines Service Desk für Anwender und Administratoren.

Umsetzung:
Um die Ziele zu erreichen, wurde über ein Vergabeverfahren ein geeigneter Dienstleister ausgewählt, der die Implementierung, Mitarbeiterschulungen und den anschließenden Betrieb sicherstellen konnte.

Die Ausschreibungsunterlagen umfassten detaillierte Anforderungen an Projektmanagement, Changemanagement, technische Umsetzung und Zeiträume. Darüber hinaus wurden technische Dokumentationen zu Netzwerkstrukturen, Anbindungen und Geräte-Mengengerüsten bereitgestellt. Die Bewertung der Angebote erfolgte nach den Kriterien Preis (60 %) und Qualität (40 %). Den Zuschlag erhielt der Anbieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl.

Projektablauf:
Nach der Zuschlagserteilung wurde das Projekt gemeinsam mit dem ausgewählten Dienstleister in einem Zeitraum von fünf Monaten umgesetzt. Die wichtigsten Schritte umfassten:

Feinkonzept: Entwicklung eines detaillierten Plans durch den Dienstleister und dessen Abstimmung mit dem Kunden.

Implementierung: Einführung der M365-Lösung, inklusive Datenmigration und Backup-Einrichtung.

Schulungen: Organisation und Durchführung von Schulungen für Mitarbeitende und Administratoren.

Projektmanagement: Koordination aller Anforderungen und Abstimmungen durch pragmatisches, klassisches Projektmanagement.

Regeltermine: Regelmäßige Abstimmungstreffen zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.

Ergebnis: Mit Abschluss des Projekts wurden alle definierten Ziele erfolgreich erreicht. Die Einführung von M365 ermöglichte eine effizientere Zusammenarbeit, optimierte Prozesse und ein modernes Arbeitsumfeld. Durch die überlegte Planung, klare Kommunikation und die Wahl eines kompetenten Dienstleisters war der Kunde mit dem Ergebnis sehr zufrieden. Besonders hervorzuheben war der reibungslose Übergang in den Regelbetrieb und die hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

Mit Microsoft Intune und Entra ID steht Ihnen die modernste Cloud-Lösung zur Verwaltung von Geräten, Anwendungen und Identitäten zur Verfügung. Durch die Integration wird eine übergreifende zentrale Verwaltung und ein umfassender Schutz der Endgeräte ermöglicht. Intune und Entra ID sind in vielen M365 Plänen enthalten.

Gerätemanagement

Konfigurieren Sie Endgeräte über eine zentrale Plattform gemäß ihren Compliance-Vorgaben und Schützen Sie Ihre Unternehmensdaten vor unberechtigten Zugriffen. Mit Windows Autopilot können Sie die neue Einrichtung von Endgeräten standardisieren sowie automatisieren, sparen wertvolle Zeit und vermeiden durch manuelle Prozesse entstehende Fehler.

Anwendungsmanagement

Installieren, aktualisieren oder löschen Sie Anwendungen auf Endgeräten von einem zentralen Ort aus, ohne physisch an einem Endgerät zu arbeiten.

Benutzerverwaltung

Mit Microsoft Entra ID (ehemals Azure Active Directory) können Sie Identitäten zentral verwalten und sichern. Vergeben Sie individuelle Benutzer- und Gruppenrechte, um den Zugriff auf Anwendungen und Daten präzise zu steuern. Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) erhöht die Sicherheit und schützt vor unbefugtem Zugriff, während Self-Service-Optionen den Verwaltungsaufwand reduzieren. Dank automatisierter Provisionierung und De-Provisionierung können Benutzerkonten effizient eingerichtet und entfernt werden. Mit Conditional Access gewährleisten Sie, dass nur autorisierte Personen unter bestimmten Bedingungen auf Ihre Ressourcen zugreifen können, wodurch Ihre IT-Infrastruktur optimal geschützt bleibt.

Service-Modell

Durch die Nutzung von Cloud-Lösungen werden neue Service-Modelle möglich. Spezialisierte Anbieter können Ihnen Aufgaben bei der Verwaltung von M365 oder die Betreuung von Anwendern ganz oder teilweise abnehmen. Ich vergleiche für Sie Kosten und erstelle gemeinsam mit Ihnen einen Plan für die Entwicklung der benötigten Kompetenzen in ihrer IT-Abteilung.

Lizenzierung

Gemeinsam finden wir das passende Lizenzmodell für Ihre M365-Einführung. Microsoft bietet verschiedene Modelle für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Anforderungen.

Durch die gezielte Kombination von Lizenzen lassen sich Kosten optimieren, ohne auf notwendige Funktionen zu verzichten. Ich unterstütze Sie dabei, Ihre Anforderungen zu analysieren und die kosteneffizienteste Lösung zu wählen.

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